1月に入り、海外チームとの各種連絡業務が活発化しております。

今年も海外チームとのやりとりは、「海外チーム招待担当」の目黒氏に依頼しておりますが、基本的にはすべて英語でのやりとりとなりますので、「誰にでも簡単に担当できる業務」というわけにはいきません。

「ツアー・オブ・ジャパン」の場合、招待する海外チームの数は現在8チームとなっていますが、それに対して参加希望のメールを送ってくるチームの数は多い年で50チーム近くにものぼります。

各チームからの問い合わせメールの内容は様々で、しっかりとした「チームプロフィール」が添付され、更にチームの「ホームページ」を持ち、独自ドメインを取得した「メールアドレス」からチーム代表者自らが丁寧なメールを送ってくるパターンもあれば、フリーのメールアドレスから「このチームはいったいどこのチーム？」と思ってしまうほどの少ない情報量のメールを送ってくるチームまでいろいろです。

なかには出場資格を持ち合わせていない「レジオナルチーム」から問い合わせがあったり、「所属選手自ら」がメールを送ってくるケースもあります。

これまで何度かこのブログでお話してきましたように、主催者として招待義務のあるチームというのは、毎年1月下旬にUCIより公表される「Provisional Rankings」の上位チーム（レースのカテゴリーなどによって内容は異なる）となります。

これらのチームについてはチーム側に優先権があるので、時に「出場の意思をなかなか示さなかったり」、ひどい時には大会直前に「ドタキャン」をするチームもあったりします。

また、国内チームも含めて参加が決定したチームとのやりとりについても、大会が近づくにつれてこちらからの「確認事項」や各チームからの「質問事項」が日に日に増えてくるので、非常に煩雑な作業となっていきます。

チームとのやりとりを行う担当者の「事務処理能力」と「経験値」が大会事務局にとって非常に大切な要素になるのは言うまでもなく、また、実際に各チームと直接コンタクトをとる立場になるわけですから「大会そのもののイメージ」に直結するという意味でも担当者の「人柄」なども重要になってきます。

将来的に「UCIレース開催を目指す」イベント主催者などにとっては、この部門をいかにうまく構築していくかがカギとなるのは間違いありません。